tutto quello che vorresti sapere sugli ARCHIVI di STATO ma hai mai osato chiedere.

GUIDA SEMISERIA, ANZI DECISAMENTE SERIA, FORSE PURE NOIOISA ALLA MISTERIOSA REALTA' DEGLI ARCHIVI DI STATO

Tanto per chiarirsi :si paga? 

No, non si paga! e mi perdonino gli Accademici se faccio questa premessa, ma in tempi in cui ci sono gabelle anche l'aria che respiriamo, è giusto dire che gli Archivi di Stato - in quanto archivi pubblici - hanno l'ingresso libero per finalita' di lettura, studio e ricerca. (art. 103 del D.lgs. 42/2004).

Cosa c'e'in un Archivio di Stato?

Tantissime, ma proprio tantissime persone non hanno idea di che cosa ci sia in un Archivio di Stato, quindi ignorano l'utilità di questi istituti culturali, ma non è certo colpa loro!

Gli Archivi di Stato conservano documentazione storica vale a dire la documentazione prodotta dalle amministrazioni degli Stati preunitari, dagli uffici statali post unitari, prodotta nei territori di competenza.
Gli uffici dello Stato - Tribunali, Prefetture, Agenzia delle Entrate, versano periodicamente (o almeno dovrebbero farlo)  agli Archivi di Stato, la  documentazione suscettibile di conservazione perpetua.

Tutta la documentazione dello Stato viene conservata?!
Non e' che tutta la documentazione viene conservata, anzi apposite Commissioni (D.P.R. 37/2001)scartano la documentazione degli uffici statali in cui non si ravvisa  ne utilita' amministrativa, ne interesse storico.
Lo Stato si comporta un po' come fa ciascuno di noi con i propri documenti:  conseviamo quello che serve a attestare i nostri diritti, es. un contratto d'acquisto di una casa, ma anche l'annuncio della prima comunione di un cuginetto , perché è un bel ricordo, mentre gettiamo via la garanzia di un cellulare acquistato nel 1999!

In Archivio di Stato ci trovo tutta la documentazione degli uffici pubblici, ad esempio quella del mio Comune?
No, l'Archivio di Stato conserva documentazione statale, i Comuni hanno i loro archivi storici, la cui consultazione deve  comunque essere garantita.
Solo occasionalmente l'archivio comunale può essere depositato  o comunque presente in un Archivio di Stato.

E la documentazione notarile?
Nell'Archivio di Stato trovi anche la documentazione che versano gli archivi notarili, trascorsi 100 anni dalla fine dell'esercizio  dell'attivita'del notaio. Prima di questo termine gli atti dei notai sono custoditi dai rispettivi archivi notarili.

Ma nell'Archivio di Stato sono custoditi documenti antichi?
Certo! Dipende pero' da istituto a istituto, le vicende dei complessi documentali sono talvolta molto perigliose! In alcuni Archivi di fondazione più recente la documentazione più significativa inizia dal XVIII secolo in poi.

Ma l'Archivio di Stato dove si trova?
In Italia ci sono 100 Archivi di Stato, per legge infatti è presente un istituto in ogni provincia.

A chi appartiene l'Archivio di Stato?
Gli Archivi di Stato sono istituti periferici del Ministero dei Beni e delle Attività e del Turismo e fanno capo alla Direzione Generale Archivi, l'Ufficio che si occupa di patrimonio archivistico nazionale, gestendo quello statale appunto attraverso gli Archivi di Stato, mentre tramite le Soprintendenze archivistiche si occupa degli archivi dei Comuni, archivi ecclesiastici, archivi privati a carattere storico etc.

Ma per sapere qualcosa sull'Archivio di Stato della mia provincia come devo fare?
Ogni istituto ha un sito internet in cui sono presenti tutte le informazioni che regolano l'accesso, la consultazione etc.

Ma se vado in Archivio come faccio a cercare qualcosa?
Il personale dell'Archivio ti aiuta, ti assiste nella ricerca, è il loro lavoro! Certo il personale di sala studio non farà la ricerca al posto tuo!
Non bisogna avere il timore di di chiedere spiegazioni, per altro in modo speciale negli archivi di provincia c'è più disponibilità, non perché gli addetti siano più buoni, ma perché i grandi archivi hanno un carico più importante di lavoro e personale spesso in numero limitato.

Ma allora io posso recarmi semplicemente in archivio ....
Al tuo ingresso in sala studio ti verrà chiesto di compilare una domanda di studio in cui annoterai i tuoi dati, l'argomento della ricerca e se vuoi fare una pubblicazione anche il titolo.
Non ti spaventare, sono formalita'utili, inoltre lasciando un recapito di posta elettronica, riceverai le comunicazioni ogni volta che si terranno conferenze, mostre documentarie etc.
Allo stesso modo se vorrai fotocopie o  scansioni dei documenti, o fare fotografie, devi compilare un apposito modulo. Tutte cose noiose ok, ma tu stai consultando un bene che appartiene al demanio culturale, quindi è giusto che la  fruizione sia regolamentata.
Ti immagini se i documenti fossero messi in mano al primo che passa?Le misure precauzionali dunque servono affinché quanto e' giunto in nostro possesso, venga lasciato alle generazioni future quando avranno finito i giga in eredità!

Come faccio a trovare proprio quel documento che m'interessa?
Qua sta il bello!Intanto non avere timore! spiega al personale qual e' l'oggetto dell'indagine. Chiaro che se e' il nome di un tuo antenato, piu'indicazioni hai e meglio è, es. nome, luogo di nascita, genitori etc.
In ogni caso ti verrano messi a disposizione strumenti di consultazione quali inventari, elenchi, repertori, alcuni cartacee, altri digitali, così che verrai "guidato" al fascicolo che cerchi.
Spesso la ricerca e' laboriosa, ovvero i fascicoli da sfogliare sono molti, ma laboriosa non significa noiosa.
Metti che stai cercando informazioni su un vecchio edificio della tua città. Avrai modo di consultare i fondi di natura catastale, da cui apprenderai il nome del primo proprietario. Magari era una Ditta e puoi vedere nel Registro dei fallimenti del Tribunale. Oppure puoi individuare, consultando  la collezione cartografica dell'Archivio, che l'edificio era gia'presente nella seconda meta'dell'Ottocento. Forse nella biblioteca dell'Archivio - ogni Archivio di Stato ha annessa una biblioteca di tutto rispetto - e'presente un testo dedicato ai palazzi storici della tua citta', cosi' che avrai un'altra fonte per le tue ricerche.

Perché negli archivi non si digitalizza tutto così uno fa la ricerca  stando comodamente a casa sua.
Di solito questa domanda la fa chi nutre curiosità storiche, tuttavia ha poca dimestichezza con la metodologia della ricerca storica
Alcuni istituti hanno già digitalizzato fondi archivistici, non tutti li hanno messi in rete. La digitalizzazione costa, non si tratta solo di fare scansioni su tot. n. di documenti, dato che bisogna anche garantire il controllo intellettuale della documentazione che richiede investimento e personale qualificato.
Ma poi perche'ti vuoi precludere la frequentazione di un luogo dove si fa cultura?
Perche'non approfittare di un colloquio con un archivista, quando sicuramente ne ricaverai tante buone dritte?!

Quindi non si digitalizza niente?
Al contrario, si sta digitalizzando molto! ad esempio si digitalizza spesso la cartografia, questo perché mappe e cartine storiche hanno dimensioni e pregio tali, che la manipolazione per consultarle diventa una faccenda laboriosa e allora meglio vederle prima sul p.c.
Poi se una mappa proprio ti interessa, avrai  modo di vederla direttamente e in questo caso l'emozione e' garantita!

Ho ritrovato in soffitta in un vecchio baule delle lettere del nonno di mio nonno, anche un diario di quando andava a scuola. Posso regalarle all'Archivio di Stato?
Se possiedi documentazione che pensi avere interesse storico, prendi contatto con la Soprintendenza archivistica della Regione in cui vivi, ti saprà fornire i  suggerimenti .

Per ora mi fermo qua,  quando avrò voglia  presto farò altri  post didattici, questo è volutamente un post introduttivo. 
Sono a disposizione se avete qualche curiosità o segnalazione.